Opdateret marts 2026

Januar

• Planlægge og tilrettelægge af generalforsamling. Aftale med revisor, ekstern ordstyrer, sikre at regnskab og budget bliver klart, aftale indkøb af vand og kuglepenne, hvem der henter nøgle og hvem der laver invitation, dagsorden og trækker lister til udsendelse
• Opstart proces for vandregnskab, herunder særligt kontakt BA for leverancer og start gennemgang af alle målinger
• Afholde møde med Festudvalget om kommende sæson, særligt Familiedagen

Februar

• Endeligt budgetforslag til indeværende år udarbejdes
• Udkast til regnskab gennemgås og færdiggøres, herunder ny valuarvurdering
• Fordeling af opgaver ifm. Standerhejsning. Invitation via Facebook, hjemmeside og tavlerne
• Der sendes invitation til p-pladsansvarlige til møde i løbet af april/maj

Marts

• Indkaldelse og dagsorden til generalforsamling, inkl. regnskab, ny vurdering, budget og beretning skal udsendes senest 4 uger før GF afholdes. Udsendes på mail og offentliggøres på hjemmeside
• Standerhejsning afholdes den sidste søndag i marts kl. 11:00

April

• Generalforsamling afholdes
• Efter Generalforsamling skal der offentliggøres referat på hjemmesiden, og det skal sendes underskrevet (inkl. af dirigent) til bank, Kolonihaveforbundet og revisor. Der skal laves konstituering, som skal offentliggøres på hjemmesiden, i kolonihaveportalen og sendes til banken. Admin skal have kontooplysninger på alle medlemmer
• Bestille slagelslåning til primo juni, de år der skal slaggeslås (kun i ulige år)
• Reklame for Familiedagen på hjemmeside, Facebook, containergård, tavler
• Endeligt vandregnskab gennemgås, godkendes og uddeles i haverne. Admin skal have indmeldt evt. regulering af lejeopkrævning herfor til næstkommende træk

Maj

• Den nyvalgte bestyrelse gennemgår opgaver og fordeling af områder for året
• Møde mellem P-pladsansvarlige og bestyrelsen
• Planlægge havevandring i juni ud fra tidligere aftalt proces
• Møde mellem viceværten og repræsentanter fra bestyrelsen

Juni

• Evaluere vores kontrakter – er der behov for justering og nye aktører?
• Havevandring – afholdes inden 1. juli jf. ordensregler og procedubedskrivelse
• Familiedagen afholdes andensidste lørdag i juni

Juli

• Bestyrelsesevaluering af samarbejdet med udvalg, vicevært, revisor og administration
• Opfølgning på havevandring for dem, der har fået en anmærkning
• Evaluering af Familiedagen og overslag på regnskab

August

• Endeligt regnskab for Familiedagen gennemgås
• Planlægge afslutningsfest for alle udvalgsaktive: Hvor skal der være mad fra, hvad er budgettet, hvem sender invitationer og tager mod tilmeldinger

September

• Udarbejde oversigt over containergården – fordele åbning/lukning i vinterhalvåret

Oktober

• Huske, ifm. udsendelse af nyhedsbrev, at minde haveejere om at lukke for vandet
• Tage standeren ned
• Regnskab for Bilauget gennemgås
• Afslutningsfest for alle udvalgsaktive – første lørdag i oktober

November

• Arbejdet med Generalforsamlingen opstartes; dato, booking af lokaler, diskutere potentielle forslag og hvad det indebærer
• Beslutte tovholder på den kommende vandregnskabsaflæsning – det indebærer at sikre, at Novafos-regningen ser korrekt ud og sikre at Kamstrups individuelle regnskab leveres til marts
• Det skal besluttes, hvem der skal foretage valuarvurdering og det skal bookes og sikres, at vurderingen kan foretages og leveres inden udgangen af december
• Festudvalget skal indkaldes til møde i januar

December (er som udgangspunkt mødefri)

• Aftale en ansvarlig for aflæsning af hovedmåler den 31. december

Udover ovenstående aktiviteter laves der løbende

• Afholde godkendelsessamtaler med nye købere
• Udarbejde og ophænge/udsende nyhedsbreve
• Tilsyn med pumperne
• Legepladserne tilses og vedligeholdes
• Foreningens grønne områder, træer mm. skal vurderes i forhold til pleje og vedligeholdelse
• Kontakt med BA Technologies
• Opdatere hjemmesiden
• Vedligeholde Facebookgruppen ift. medlemmer
• Besvarelse af indkomne mails til bestyrelsen
• Tilsyn med containerpladsen