Opdateret november 2024

Januar

• Planlægning og tilrettelæggelse af generalforsamling, herunder aftale med revisor, aftale med ekstern ordstyrer, udarbejdelse af dagsorden, regnskab og budget samt evt. indkøb af vand, kuglepenne, mm.
• Rekvirere ny valuarvurdering
• Opstart proces for vandregnskab, herunder særligt kontakt BA for leverancer og start gennemgang af alle målinger

Februar

• Endeligt budgetforslag til indeværende år udarbejdes
• Udkast vedr. regnskab gennemgås og færdiggøres
• Standerhejsning planlægges. Der inviteres via Facebook, hjemmeside og opslag i tavlerne

Marts

• Indkaldelse og dagsorden til generalforsamling, inkl. regnskab, budget og beretning, udsendes og offentliggøres på hjemmeside
• Dialog med Festudvalget startes vedr. Familiedagen
• Standerhejsning afholdes den sidste søndag i marts
• Der sendes invitation til p-pladsansvarlige til møde i start maj

April

• Generalforsamling afholdes
• Referat fra generalforsamlingen offentliggøres på hjemmesiden og sendes i underskrevet stand til bank, Kolonihaveforbundet og revisor
• Hjemmeside ajourføres med bestyrelsessammensætning efter GF
• Kolonihaveforbundets portal ajourføres i forhold til nye bestyrelsesmedlemmer
  
• Bestille slaggeslåning til primo juni, de år der skal slaggeslås (kun i ulige år)
• Der reklameres for Familiedagen på hjemmesiden, Facebook, containergården, i nyhedsbrevet og i opslagstavlerne
  
• Endeligt vandregnskab gennemgås, godkendes og uddeles i haverne, og der foretages indmeldelse ift. regulering af lejeopkrævning herfor til næstkommende træk

Maj

• Udarbejdelse af opgaveliste for det kommende år, samt fordeling af opgaver i bestyrelsen for den nye bestyrelse valgt på GF. Årshjul tages i brug og opdateres hvis ændringer
• Møde mellem P-pladsansvarlige og bestyrelsen
• Planlægge havevandring i juni
• Dialog med Festudvalget om Sankthansbålet; afholdes det, hvordan, hvem gør hvad

Juni

• Evaluere diverse kontrakter – er der behov for justering og nye aktører?
• Havevandring – afholdes umiddelbart efter Sankthans jf. ordensreglerne. Der uddeles sedler i postkasserne til de haver der måtte have mangler
• Familiedagen afholdes andensidste lørdag i juni

Juli

• Intern bestyrelsesevaluering af samarbejdet med diverse udvalg, vicevært, revisor og administration
• Opfølgning på havevandring for dem, der har fået en anmærkning
• Evaluering af Familiedagen og overslag på regnskab

August

• Endeligt regnskab for Familiedagen gennemgås
• Statusmøde med vicevært, herunder snak om vigtigste opgaver inden sæsonlukning og aftaler om vinterhalvåret

September

• Planlægge afsluttende havevandring
• Planlægge afslutningsfest for alle udvalgsaktive
• Udarbejde oversigt over containergården – åbne og lukke fordeling i vinterhalvåret

Oktober

• Huske, ifm. udsendelse af nyhedsbrev, at minde haveejere om at lukke for vandet
• Tage standeren ned
• Afsluttende havevandring. Der sendes e-mail til haver der måtte have mangler, hvor det indskærpes at der, uden yderligere varsel, sættes gartner på opgaven for haveejers regning, hvis mangler med hæk eller sti ikke er bragt i orden inden 14 dage
• Afslutningsfest for alle udvalgsaktive

November

• Arbejdet med Generalforsamlingen opstartes; dato, booking af lokaler, skal bestyrelsen stille forslag, osv.
• Vende kommende aflæsningsproces - hvem er tovholder og hvilke opgaver løses hvordan

December (er som udgangspunkt mødefri)

• Sikre at hovedmåleren og samtlige 224 bimålere aflæses den 31. december

Udover ovenstående aktiviteter laves der løbende

• Afholde godkendelsessamtaler med nye købere
• Udarbejde og ophænge/udsende nyhedsbreve
• Tilsyn med pumperne
• Legepladserne tilses og vedligeholdes
• Foreningens grønne områder, træer mm. skal vurderes i forhold til pleje og vedligeholdelse
• Kontakt med BA Technologies
• Opdatere hjemmesiden
• Vedligeholde Facebookgruppen ift. medlemmer
• Besvarelse af indkomne mails til bestyrelsen
• Tilsyn med containerpladsen